We willen allemaal graag terug naar ‘normaal’. Maar het ziet er naar uit dat thuiswerken voorlopig, maar ook als het vanwege corona niet meer noodzakelijk is, onderdeel blijft van de samenleving. Wat betekent dat voor jou als werkgever? Waar moet je rekening mee houden? SOX legt het uit.
Op dit moment hebben we natuurlijk te maken met een bijzondere situatie. Het thuiswerken is een opgelegde maatregel vanuit de overheid. Werkgevers moeten hieraan gehoor geven. Maar omdat dit hopelijk een tijdelijke situatie is, wordt er niet verwacht dat elk bedrijf meteen alle regels kan toepassen of de juiste spullen voor iedereen kan aanschaffen. Als je straks besluit dat er – ook als dat niet meer vanuit de overheid opgelegd wordt – nog steeds sprake is van (gedeeltelijk) thuiswerk, dan wordt de situatie anders.
Omdat dit een tijdelijke situatie betreft, is een thuiswerkovereenkomst bijvoorbeeld nu niet nodig. Dit komt wel aan de orde als iemand structureel thuis gaat werken. Ook mag je in 2020 nog de vaste reiskostenvergoedingen onbelast blijven betalen, ook als jouw werknemer niet reist en dus geen kosten maakt. Deze maatregel is verlengd tot 1 februari 2021. Daarna mag je alleen voor de dagen dat jouw personeel daadwerkelijk naar het werk reist, reiskosten onbelast vergoeden.
Als werkgever heb je een zorgplicht naar je personeel, ook als zij thuiswerken. Daar kan je nu aan voldoen door bijvoorbeeld tips over thuiswerken te delen of met je werknemer te bekijken welke aanpassingen nodig zijn voor de thuiswerkplek. Volgens de Arbowet moet je als werkgever elke arbeidsplaats betrekken in je arbobeleid, dus ook de thuiswerkplek. Dat betekent dat die plek ergonomisch ingericht moet zijn. Bekijk alles in het redelijke. Je hoeft niet meteen voor alle thuiswerkers een nieuwe stoel aan te schaffen, maar wellicht kan je een speciaal rugkussen verzorgen of iets van kantoor in bruikleen geven.
Lang niet iedereen heeft thuis een goed ingerichte werkplek. Nu het thuiswerken langer duurt, kan dit nek-, schouder- of rugklachten als gevolg hebben. Gelukkig is daar met simpele oplossingen iets aan te doen. Zorg dat de tafel of het bureau van je personeel op de juiste hoogte staat, zodat de onderarmen goed op het blad liggen. Ook het beeldscherm moet op de juiste hoogte staan: de bovenrand van het beeldscherm mag iets onder ooghoogte zijn. Dit kun je heel makkelijk aanpassen door bijvoorbeeld een laptop op een stapel boeken te plaatsen.
Misschien nog wel het belangrijkste: zorg dat je werknemers regelmatig bewegen. Laat ze zitten afwisselen met lopen. Haal een glas water, doe een paar rek- en strekoefeningen of plan eens een wandelvergadering waarbij iedereen met oortjes in een stuk buiten gaat lopen. Zo voorkom je vastzittende spieren en gewrichten.
Misschien wel de meest gehoorde klacht van mensen die langere tijd thuiswerken, zeker als dat thuiswerken niet de eigen keuze is: het gemis van het sociale contact. Als het hele team gedwongen thuiswerkt, is de belangrijkste rol van jou als werkgever die van verbinder. Vergeet even de productiviteit en maak ruimte voor contact en verbinding. Gebruik verschillende communicatiemiddelen, bijvoorbeeld videobellen voor vergaderingen en WhatsApp voor kletspraatjes die normaal bij het koffiezetapparaat aan de orde kwamen. Check elke maandagmorgen even bij je personeel hoe de stemming is of houd op vrijdagmiddag een inbel-borrel. Als persoonlijk contact weer mogelijk is, nodig de thuiswerkers dan ook regelmatig op kantoor uit.
Naast lichamelijke klachten en het gemis aan verbinding, bestaat ook het risico op vervaging van de grens tussen privé en werk. Dat kan twee kanten op gaan. Het is verleidelijk om tussen het werk door even de hond uit te laten, je social media te checken of een vriend te bellen. Uiteraard is afwisseling belangrijk om scherp te blijven, maar als de pauzes de overhand krijgen wordt het vervelender.
Aan de andere kant kan continue ‘aanwezigheid’ van de werkzaamheden ervoor zorgen dat werknemers geen afstand meer kunnen nemen van hun werk. Ze kunnen zelfs de neiging hebben om te gaan overcompenseren nu niemand ze ziet werken. Dan is het belangrijk om ook thuis een aparte werkplek te creëren. Bij voorkeur een plek die normaal niet voor ontspanning gebruikt wordt, dus niet de bank, de eettafel of de slaapkamer.
In beide gevallen geldt: help werknemers hun grenzen te bewaken. Maak duidelijke afspraken over de werkzaamheden en de output. Maak deze doelen haalbaar, meetbaar en concreet. Wees duidelijk over de verwachtingen en dus ook over wanneer er niet wordt gewerkt. Beloon je werknemers waar mogelijk, dat hoeft niks te kosten, het kan al met een mooi compliment!
