Geef jij je werknemers een thuiswerkvergoeding? Sinds 2022 mag je dit belastingvrij doen. Maar ben je dat ook verplicht? En hoe zit het als je personeel toch moet reizen op een thuiswerkdag? Wij zetten de 5 meest gestelde vragen over de thuiswerkvergoeding op een rij.
Nee, volgens de wet ben je niet verplicht tot het geven van een thuiswerkvergoeding. Vaak zijn er wel regels over opgenomen in de CAO van jouw branche. Geldt er geen CAO in jouw branche, dan mag je zelf afspraken maken met je werknemers. Die afspraken moet je wel vastleggen in de arbeidsovereenkomst of in een thuiswerkovereenkomst.
In 2022 mag je werknemers die thuiswerken een belastingvrij bedrag van maximaal € 2 per dag geven als vergoeding. Ook als ze een deel van de dag thuiswerken mag je € 2 belastingvrij uitkeren. Je mag uiteraard ook meer geven, maar daar betaal je dan loonheffing over.
Je mag werknemers ook een onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,19 per kilometer betalen. Maar let op, je kan niet beide vergoedingen belastingvrij uitkeren! Je zal dus moeten kiezen welke je toepast: óf de thuiswerkkostenvergoeding, óf de reiskostenvergoeding. Overleg met je personeel wat voor hen het gunstigste uitpakt.
Tip: moet een werknemer tijdens een thuiswerkdag toch reizen (bijvoorbeeld naar een afspraak met een klant) dan zijn dit zakelijke kilometers en die mag hij dan wel declareren.
Je personeel maakt thuis vaak extra kosten, bijvoorbeeld voor water, elektriciteit, verwarming, toiletpapier, koffie en thee. Met een thuiswerkvergoeding kun je die extra uitgaven compenseren. Je bent dit niet verplicht, maar het wordt vaak wel van je verwacht en door werknemers gewaardeerd.
Gaat iemand structureel thuiswerken, dan is een thuiswerkovereenkomst aan te raden. Daarin neem je niet alleen op welke dagen iemand thuiswerkt, maar maak je bijvoorbeeld ook afspraken over de werktijden, de bereikbaarheid en het gebruik van apparatuur. Voor tijdelijk thuiswerken is dat niet nodig. Je kan wel met je personeel afspraken maken over een vaste vergoeding op basis van de geplande thuiswerkdagen. Dan hoef je niet per werkdag bij te houden of iemand thuis werkt of op kantoor. Die vaste vergoeding hoef je niet meteen aan te passen als je personeel een dagje meer of minder thuiswerkt, wel als dit structureel verandert.
We krijgen soms ook vragen over de kosten van een thuiswerkplek. Naast de thuiswerkvergoeding, mag je werknemers namelijk ook een vergoeding geven voor de inrichting van hun thuiswerkplek. De kosten voor bijvoorbeeld een bureaustoel, een laptop of een telefoon vallen vaak binnen de vrijstelling van de werkkostenregeling (WKR) en zijn dus onbelast. Dit is een mooie aanvulling voor personeel dat structureel gaat thuiswerken, maar ook dit ben je niet verplicht.
